Neden kurumsal kültürü tasarlamalıyız?
Bir sorunu çözüp işime devam ettikten bir süre sonra aynı konuyla yeniden karşılaşmak bana tanıdık geliyor. Çözümü bilen biri var, işler bir şekilde ilerliyor. Ama o kişi müsait değilse bekliyoruz; daha önce nasıl çözüldüğünü bulamadığımızda da aynı işi yeniden yapıyoruz.
Beni yoran, bir sorunun tekrar tekrar çözülmesi ve her seferinde aynı kişilere dönülmesi. Şirket kültürünün günlük çalışmamızı nasıl etkilediğini böyle durumlarda daha iyi anlıyorum.
Bir şirketin başarısında stratejisi ve ürünleri kadar insanların nasıl birlikte çalıştığı da etkili. Bilginin nasıl paylaşıldığı, kararların nasıl alındığı ve sorumluluğun kimde olduğu, işimizi yaparken her gün karşımıza çıkıyor. Bu yüzden şirket kültürünü tanımlamayı gerekli buluyorum.
Kültür gerçekten tasarlanabilir mi?
“Biz böyleyiz”, “ekip ruhumuz var”, “krizde çok iyiyiz” gibi cümlelerle kültürü tarif etmek kolay. Ancak bunları duyduğumda, günlük işte neye karşılık geldiklerini de görmek istiyorum. Ekip ruhumuz varsa bilgi paylaşılıyor mu? Krizde hızlıysak aynı sorunun tekrarını önlemek için ne yapıyoruz?
Culture Map, yani Kültür Haritası, bu soruları somutlaştırmaya yardımcı oluyor. Dave Gray’in Strategyzer ve Yves Pigneur ile birlikte geliştirdiği bu araç, davranışları, sonuçlarını ve bu davranışları etkileyen koşulları birlikte ele alıyor. strategyzer.com
Bu yaklaşımla mevcut çalışma biçimini inceleyip ulaşmak istediğimiz kültür için değişiklikler planlayabiliyoruz. Kültürün her ayrıntısını kontrol edemesek de hangi alışkanlıklara ve süreçlere müdahale edebileceğimizi görebiliyoruz.
Kendi deneyimlerimde de karşılığını gördüğüm bu sorunları, Nilverse adını verdiğim örnek bir yazılım şirketi üzerinden anlatacağım. Nilverse gerçek bir şirket adı değil; örneği, şirket ve kişi bilgilerini paylaşmadan açıklamak için kullanıyorum.
Culture Map nedir?
Culture Map üç temel soruya cevap arıyor:
Ekipler gerçekte nasıl davranıyor?
Bu davranışlar hangi sonuçları doğuruyor?
Hangi süreçler, kurallar veya alışkanlıklar bu davranışları destekliyor ya da engelliyor?
Bu sorular, “burada bir şeyler yolunda gitmiyor” hissini açıklamama yardımcı oluyor.
Kültür haritası nasıl çalışır?
Harita üç ana bölümden oluşuyor: davranışlar, sonuçlar ve destekleyiciler/engelleyiciler.
1. Davranışları haritalamak
Önce insanların günlük işte ne yaptıklarına bakıyorum. Nasıl çalışıyoruz, birbirimize ne söylüyoruz, bir sorun çıktığında nasıl hareket ediyoruz?
“İletişimimiz zayıf” demek yerine, yaşanan durumu tarif etmek daha anlaşılır:
Bir sorun çözüldüğünde çözüm ortak bir yere yazılmıyor.
Kararlar anlık mesajlarda paylaşılıyor ve sonradan bulmak zorlaşıyor.
Aynı konuda yardıma ihtiyaç duyulduğunda hep aynı kişiye gidiliyor.
2. Sonuçları belirlemek
Ardından bu davranışların işimize nasıl yansıdığına bakıyorum.
Çözüm kaydedilmediğinde aynı araştırmayı tekrar yapıyoruz. Kararın kimde olduğu belli olmadığında bekliyoruz veya aynı işi birden fazla kişi üstleniyor. Bilgi paylaşıldığında ise başka biri de işi sürdürebiliyor. Davranışla sonucunu birlikte yazınca zamanın ve enerjinin nerede kaybolduğunu görebiliyorum.
3. Destekleyiciler ve engelleyiciler
Bu bölümde, davranışların hangi koşullarda ortaya çıktığını inceliyorum. Culture Map’te bunlara enablers ve blockers deniyor.
Örneğin, dokümantasyon istiyoruz ama bunun için zaman ayırmıyorsak kayıt tutmayı zorlaştırıyoruz. Yalnızca krizi çözen kişinin katkısını fark ediyorsak, sorunu önleyen çalışmaları gözden kaçırabiliyoruz.
Belirsiz sorumluluklar, yetersiz kaynaklar veya sadece bireysel başarıyı ödüllendiren bir sistem engelleyici olabilir. Erişilebilir kayıtlar, açık sorumluluklar ve bilgi paylaşımına zaman ayıran bir yönetim ise istediğimiz davranışları destekleyebilir.
Şirket değerleri bu haritada nerede durur?
“Bilgi paylaşımına önem veriyoruz” dediğimizde, bunun günlük işte nasıl karşılık bulduğuna bakıyorum. Çözümü nereye yazıyoruz? Başka biri o kaydı bulabiliyor mu? Yazmak için zamanımız var mı?
Değerlerin davranışa dönüşebilmesi için çalışma koşullarının da buna uygun olması gerekiyor. Aksi hâlde söylediğimizle yaptığımız arasında fark oluşuyor.
Kültür, işe alımlarla da şekillenir
Culture Map ile beklediğimiz davranışları ve sonuçları tanımlayabiliriz. İşe alımda da bu beklentileri açıkça konuşmak gerekir.
Birlikte çalışmayı ve bilgi paylaşmayı önemsiyorsak adayın bu konulardaki yaklaşımını da anlamaya çalışmalıyız. Ekibin davranışları ve işe başlangıç süreci de bu beklentileri desteklemeli. Ben işe alımı, kurduğumuz çalışma biçimini sürdürmenin bir parçası olarak görüyorum.
Nilverse için örnek bir kültür haritası okuması
Nilverse’i yazılım geliştiren bir şirket olarak düşünelim. İşlerin ilerlemesine rağmen bazı sorunların neden tekrar ettiğine bakıyorum.
1. Nilverse’te gözlemlediğim davranışlar
Sorunları genellikle ortaya çıktıktan sonra ele alıyoruz.
Kritik bilgi birkaç kişide kalıyor; ihtiyaç olduğunda yine onlara soruyoruz.
Hızlı iletişim kuruyoruz ancak konuşmalar çoğunlukla sözlü veya anlık mesajlarda kalıyor.
Öncelikler değişiyor; değişikliğin nedeni her zaman ekiple paylaşılmıyor.
Bazı ekip üyeleri çok sorumluluk alıyor ama yaptıkları iş yeterince görünür olmuyor.
Örneğin, daha önce çözülen bir teknik hata yeniden karşımıza çıkıyor. Çözüm kaydedilmediği için, ben de önceki çözümü bilen kişiyi bulmaya veya sorunu baştan incelemeye çalışıyorum.
2. Bu davranışların ortaya çıkardığı sonuçlar
İşler dışarıdan aksamadan yürüyor gibi görünse de içeride aynı sorunlar yeniden araştırılıyor. İş büyüdükçe bu çalışma biçimini sürdürmek zorlaşıyor.
“Ben olmasam bu iş yürümez” düşüncesi oluşabiliyor. İşin sürekli birkaç kişiye dönmesi onları yoruyor ve ekibin bağımsız çalışmasını zorlaştırıyor. Darboğazlar geç fark ediliyor; zihinsel yorgunluk ve ertelenen teknik işler birikiyor.
Yeni biri ekibe katıldığında da benzer bir durum yaşanıyor. Bilgiye ulaşmak için sürekli birilerine sorması gerekiyor. Yardım etmek istiyorum ama aynı açıklamaları tekrar yapmak mevcut işimin de bölünmesine neden oluyor.
3. Nilverse kültürünü etkileyen faktörler
Bu davranışları etkileyen koşulları iki grupta ele alıyorum.
Engelleyiciler
Dokümantasyon için ortak bir yöntem ve ayrılmış zaman olmaması.
Rol ve sorumlulukların netleşmemesi.
Katkının düzenli olarak değerlendirilmemesi ve görünür olmaması.
“Zaten bilen biri var” yaklaşımı.
Sorunları önlemek için çalışmaya yeterince zaman ayrılmaması.
Destekleyiciler
Ekibin teknik ve yaratıcı yetkinliği.
Kriz anlarında hızlı çözüm üretebilmesi.
İnsanların işi sahiplenmesi.
Zorlandığımızda birbirimize yardım edebilmemiz.
Bu güçlü yanları koruyup sürekli aynı kişilerin devreye girmesini gerektiren koşulları değiştirmek isterim.
Peki Culture Map Nilverse’te nasıl uygulanır?
Bu örnek için izleyeceğim adımları şöyle sıralıyorum.
Adım 1: Mevcut davranışları netleştirmek
Önce yakın zamanda yaşanan birkaç olayı ele alırım:
Sorunu ilk kim fark etti?
Kararı kim aldı?
Çözüm nereye kaydedildi?
Yeni biri aynı işi yapacak olsa hangi bilgiye ihtiyaç duyar?
Bu soruları ekiple konuşmak isterim. Benim gördüğüm sorunla başka birinin yaşadığı zorluk farklı olabilir. Belirli olayları ele almak, bu farkları anlamayı kolaylaştırır. strategyzer.com
Adım 2: Davranışların sonuçlarını yazmak
Her davranışın ardından ne yaşandığını yazarım. İş gecikti mi? Aynı hata tekrarlandı mı? Bir kişinin müsait olmasını mı bekledik? Sürekli aynı yardıma ihtiyaç duyuyorsak neden bağımsız ilerleyemediğimize bakarım.
Adım 3: Destekleyicileri ve engelleyicileri ayırmak
Hangi süreçlerin işimizi kolaylaştırdığını, hangilerinin zorlaştırdığını incelerim. Örneğin, hızlı mesajlaşma bir sorunu hemen çözmemize yardımcı olabilir. Çözüm yalnızca o konuşmada kalırsa sonradan bilgiye ulaşmayı zorlaştırabilir.
Adım 4: Hedef kültürü tanımlamak
Nilverse’te görmek istediğim çalışma biçimini somut davranışlarla tarif ederim:
Tekrarlayan sorunların nedenlerini incelemek.
Çözümleri başkasının da kullanabileceği şekilde kaydetmek.
Öncelik değiştiğinde gerekçesini paylaşmak.
Sorunu önleyen çalışmaları da değerlendirmek.
“Daha proaktif olalım” demek yerine, günlük işte ne yapacağımızı böyle açıklamak bana daha anlaşılır geliyor.
Adım 5: Küçük denemeler yapmak
İlk deneme, tekrarlanan bir sorun için kısa bir çözüm kaydı tutmak olabilir. Sorumluyu, kayıt yerini ve içereceği bilgileri belirleriz.
Başka biri bu kayıtla ilerleyebiliyor mu, yine aynı kişiye sormak gerekiyor mu, buna bakarız. İşe yararsa yöntemi başka alanlarda kullanırız. Kullanılmıyorsa nedenini anlayıp denemeyi değiştiririz.
Nilverse’te değiştirmek istediğim çalışma biçimi
Benim istediğim, bilgiyi paylaşabildiğimiz, sorumluluğun net olduğu ve sorunları çözmek kadar tekrarını önlemeye de zaman ayırabildiğimiz bir çalışma biçimi.
Culture Map, bunu günlük davranışlar üzerinden konuşmamı sağlıyor. Nilverse örneğinde ilk bakacağım yer de çözüm bilgisinin nasıl kaydedildiği ve başka biri tarafından kullanılıp kullanılamadığı olurdu.